Overslaan ↓

Criteria bewaartermijnen

Persoonsgegevens mogen niet langer bewaard worden dan noodzakelijk voor het doel van de verwerking.

Studenten (jongeren tussen 12 en 19 jaar)

Gegevens van studenten tussen de 12 en 19 jaar komen binnen via aanmeldformulieren. Het bewaartermijn van de online gegevens is 3 jaar. Studenten kunnen zich maximaal 2 jaar achtereenvolgend aanmelden voor een UWC opleiding, maar kunnen al weer eerder geïnteresseerd zijn voor UWC of zich al eerder aanmelden voor UWC summer xperience. Bij elke nieuwe aanmeldmogelijkheid voor UWC worden de studenten per mail op de hoogte gebracht. Daarnaast gebruikt UWC Nederland gegevens (zoals bezoeken informatiedagen; hoe de jongere UWC heeft leren kennen e.d.) voor statistische doeleinden en analyses. Offline aanmelddocumenten worden na de selectieperiode 4 weken bewaard, waarna ze vernietigd worden.

Wanneer een aanmelder zich selecteert voor UWC xperience of voor een UWC opleiding worden de gegevens van de studenten opgenomen in de database onder de noemer ‘UWC Alumni’. Hiervoor geldt een ander bewaartermijn. Zie UWC alumni. 

Ouder(s)/verzorger(s) UWC studenten en UWC alumni

Gegevens van ouder(s)/verzorger(s) van studenten, (12-19 jaar) die zich hebben aangemeld voor UWC xperience of voor een UWC opleiding maar niet geselecteerd zijn, worden na de selectieperiode 4 weken bewaard, waarna ze vernietigd worden. 

Bij een succesvolle selectie van hun (pleeg)zoon/(pleeg)dochter worden de gegevens van de ouder(s)/verzorger(s) opgenomen in de Database van UWC Nederland.

Offline aanmeldingen en de financiële offline gegevens worden gebruikt om de ouderlijke bijdrage van de ouder(s)/verzorger(s) te bepalen. Na de bepaling van het bedrag worden deze gegevens binnen 6 weken vernietigd.

Persoonsgegevens en gegevens van ouderbijdrage, donaties en schenkingen dienen 7 jaar bewaard te worden op grond van de fiscale bewaarplicht vanaf 1 januari na laatste ontvangst gift. Tenzij ouder(s)/verzorger(s) ook ‘UWC Alumni’ is. Hiervoor geldt een ander bewaartermijn. Zie UWC alumni. 

Bij succesvolle selectie van (pleeg)zoon/(pleeg)dochter heeft UWC Nederland contact met de ouders gedurende het minimum van 2 jaar wanneer hun zoon/dochter een UWC opleiding doet. UWC Nederland houdt deze ouder(s)/verzorger(s) op de hoogte van de ontwikkelingen van UWC en nodigt hen uit voor UWC evenementen tijdens de jaren dat hun zoon/dochter een UWC opleiding volgt en daarna en promoot UWC Nederland en haar opleiding(en). Tenzij ouders zich voor deze mailings/uitnodigingen afmelden.

Wanneer zoon/dochter aan een UWC xperience deelneemt is er uitsluitend contact met ouder(s)/verzorger(s) over financiële afhandeling. Bij financiële afhandeling dienen de gegevens 7 jaar bewaard te worden op grond van de fiscale bewaarplicht.

Na de fiscale bewaarplicht en/of bij uitschrijving nieuwsbrief/uitnodigingen wordt ouder(s)/verzorger(s) gepseudonimiseerd voor statistische  doeleinden. Ouder(s)/verzorger(s) kunnen aanspraak maken op de recht van vergetelheid wanneer de gegevens niet meer nodig zijn voor statistische doeleinden.

Docenten studenten

Gegevens van docenten van studenten (12-19 jaar) die zich hebben aangemeld voor een UWC opleiding en niet zijn geselecteerd of docenten voor UWC xperience, worden na de selectieperiode 4 weken bewaard waarna ze vernietigd worden.

Gegevens van docenten van geselecteerde studenten worden 3 jaar bewaard. UWC Nederland gebruikt de gegevens van de docenten om hen te feliciteren met de nominatie van hun student voor UWC. Verder nodigt UWC Nederland de docenten uit voor de UWC Beursuitreiking, voordat de studenten naar hun UWC college vertrekken, en voor de UWC Graduation Ceremony. Deze ceremonie vindt plaats nadat de studenten zijn afgestudeerd van hun tweejarige opleiding op UWC. Na de Graduation Ceremony worden de gegevens vernietigd, tenzij de docent benaderd wil worden voor het UWC xperience scholenprogramma.

Mentoren studenten

Gegevens van mentoren van studenten (12-19 jaar) die zich hebben aangemeld voor een UWC opleiding en niet zijn geselecteerd of docenten voor UWC xperience, worden na de selectieperiode 4 weken bewaard waarna ze vernietigd worden.

Gegevens van mentoren van geselecteerde studenten worden 3 jaar bewaard. UWC Nederland gebruikt de gegevens van de mentoren om hen te feliciteren met de nominatie van hun student voor UWC. Verder nodigt UWC Nederland de mentoren uit voor de UWC Beursuitreiking, voordat de studenten naar hun UWC college vertrekken, en voor de UWC Graduation Ceremony. Deze ceremonie vindt plaats nadat de studenten zijn afgestudeerd van hun tweejarige opleiding op UWC. Na de Graduation Ceremony worden de gegevens vernietigd, tenzij de mentor benaderd wil worden voor het UWC xperience scholenprogramma.

Scholen

Gegevens van scholen zijn in te delen in 3 categorieën:

  • UWC scholen & colleges
  • Scholen waar een UWC xperience worden georganiseerd
  • Scholen op mailinglijst

UWC scholen & colleges zijn samenwerkingspartners van UWC Nederland waar nauw contact mee is, betreffende de studenten die UWC Nederland stuurt naar deze locaties. Contactgegevens van scholen worden bewaard. Persoonsgegevens van werknemers van UWC colleges worden maximaal 4 weken bewaard na uitdiensttreding van de werknemer.

Met de scholen waar een UWC xperience worden georganiseerd is één op één contact. De contactgegevens van de scholen worden bewaard. Persoonsgegevens van werknemers van de scholen worden maximaal 4 weken bewaard na uitdiensttreding van de werknemer.

UWC Nederland heeft een mailinglijst van scholen opgesteld. De contactgegevens zijn online via de websites van de scholen vindbaar. Hierbij wordt naar het algemeen e-mailadres 1x per jaar een mailing gestuurd. Bij uitschrijving wordt de school direct verwijderd uit de mailing list.

Donoren

Persoonsgegevens en gegevens van donaties en schenkingen dienen 7 jaar bewaard te worden op grond van de fiscale bewaarplicht vanaf 1 januari na laatste ontvangst gift. Tenzij donateur ook ‘UWC Alumni’ is. Hiervoor geldt een ander bewaartermijn. Zie UWC alumni. 

Bedrijven

Contactgegevens van bedrijven worden geworven via internet. De contactgegevens van personen van de bedrijven zijn geworven via het eerste contact met het bedrijf of via bestuursleden, de raad van toezicht, of andere relaties van UWC Nederland. De contactpersoon heeft hierbij toestemming gegeven op het contact. Een uitschrijving of verzoek geen contact te leggen worden direct gehonoreerd. Dit geldt ook wanneer er geen contact kan worden gelegd met deze persoon. Anderzijds worden de contactgegevens bewaard zo lang het bedrijf doneert plus de 7 jaar fiscale bewaarplicht; de persoon werkzaam is bij het bedrijf; de contactpersoon op de hoogte gehouden wilt worden van de activiteiten van UWC Nederland.

Persoonsgegevens en gegevens van donaties en schenkingen dienen 7 jaar bewaard te worden op grond van de fiscale bewaarplicht vanaf 1 januari na laatste ontvangst gift. Tenzij donateur ook ‘UWC Alumni’ is. Hiervoor geldt een ander bewaartermijn. Zie UWC alumni. 

Stichtingen

Contactgegevens van stichtingen worden geworven via internet. De contactgegevens van personen van de stichtingen zijn geworven via het eerste contact met de stichting of via bestuursleden, de raad van toezicht, of andere relaties van UWC Nederland. De contactpersoon heeft hierbij toestemming gegeven op het contact. Een uitschrijving of verzoek geen contact te leggen worden direct gehonoreerd. Dit geldt ook wanneer er geen contact kan worden gelegd met deze persoon. Anderzijds worden de contactgegevens bewaard zo lang het bedrijf doneert plus de 7 jaar fiscale bewaarplicht; de persoon werkzaam is bij de stichting; de contactpersoon op de hoogte gehouden wilt worden van de activiteiten van UWC Nederland.

Persoonsgegevens en gegevens van donaties en schenkingen dienen 7 jaar bewaard te worden op grond van de fiscale bewaarplicht vanaf 1 januari na laatste ontvangst gift. Tenzij donateur ook ‘UWC Alumni’ is. Hiervoor geldt een ander bewaartermijn. Zie UWC alumni. 

Fondsen

Contactgegevens van fondsen worden geworven via internet. De contactgegevens van personen van de fondsen zijn geworven via het eerste contact met de stichting of via bestuursleden, de raad van toezicht, of andere relaties van UWC Nederland. De contactpersoon heeft hierbij toestemming gegeven op het contact. Een uitschrijving of verzoek geen contact te leggen worden direct gehonoreerd. Dit geldt ook wanneer er geen contact kan worden gelegd met deze persoon. Anderzijds worden de contactgegevens bewaard zo lang het bedrijf doneert plus de 7 jaar fiscale bewaarplicht; de persoon werkzaam is bij het fonds; de contactpersoon op de hoogte gehouden wilt worden van de activiteiten van UWC Nederland.

Persoonsgegevens en gegevens van donaties en schenkingen dienen 7 jaar bewaard te worden op grond van de fiscale bewaarplicht vanaf 1 januari na laatste ontvangst gift. Tenzij donateur ook ‘UWC Alumni’ is. Hiervoor geldt een ander bewaartermijn. Zie UWC alumni. 

UWC Alumni

Onder UWC alumni vallen de via Nederland geselecteerde en Nederlandse UWC studenten en de via Nederland geselecteerde en Nederlandse alumni. Deze mensen volgen 2 jaar lang een opleiding of hebben een UWC opleiding gevolgd. De studenten en alumni behoren tot de UWC Nederland vereniging als alumnigroep. Alumni worden als leden op de hoogte gehouden van de activiteiten van UWC Nederland. Bij uitschrijving van de mailing en evenementen wordt het mailadres verwijderd. Voor statistische doeleinden worden de contactgegevens bewaard en gepseudonimiseerd wanneer nodig wordt geacht.

Persoonsgegevens en gegevens van donaties en schenkingen dienen 7 jaar bewaard te worden op grond van de fiscale bewaarplicht vanaf 1 januari na laatste ontvangst gift. 

Nieuwsbrief inschrijving

Contactgegevens van betrokken die zich hebben ingeschreven voor de nieuwsbrief zijn veelal verkregen via internet (mail). De contactpersoon heeft hierbij toestemming gegeven op het ontvangen van een nieuwsbrief. Een uitschrijving of verzoek geen contact te leggen worden direct gehonoreerd. De contactgegevens worden vervolgens 3 maanden bewaard. Na afloop van dit termijn worden de persoonsgegevens zorgvuldig verwijderd.

Prospects

Contactgegevens van prospect (bedrijven, particulieren, stichtingen, fondsen) worden geworven via internet of via relaties van UWC Nederland. De contactpersoon heeft hierbij toestemming gegeven op het contact. Een uitschrijving of verzoek geen contact te leggen worden direct gehonoreerd. Dit geldt ook wanneer er geen contact kan worden gelegd met deze persoon. De prospects worden vervolgens verwijderd. Anderzijds worden de contactgegevens bewaard als de contactpersoon op de hoogte gehouden wilt worden van de activiteiten van UWC Nederland.

Bestuur; Nationaal Comité; Raad van Toezicht;

Kopie ID bewijs en inschrijving Kamer van Koophandel dienen 7 jaar bewaard te worden op grond van de fiscale bewaarplicht.

Contactgegevens worden bewaard zo lang de persoon doneert plus de 7 jaar fiscale bewaarplicht; en/of de contactpersoon op de hoogte gehouden wilt worden van de activiteiten van UWC Nederland.

Voor statistische doeleinden worden de contactgegevens bewaard en gepseodonimiseerd wanneer nodig wordt geacht.

Personeel UWC Nederland

Documenten uit personeelsdossiers, zoals functioneringsverslagen en schriftelijke afspraken, de VUT-regeling dienen 2 jaar na uitdiensttreden vernietigd te worden.

Salarisgegevens, kopie ID bewijs, loonbelastingverklaringen en gegevens betreffende etniciteit en herkomst dienen 5 jaar bewaard te worden op grond van de fiscale bewaarplicht. Afspraken betreffende salaris en arbeidsvoorwaarden en burgerlijke staat dienen 7 jaar bewaard te worden op grond van de fiscale bewaarplicht. Na 5 en na 7 jaar bewaard UWC Nederland de gegevens nog 6 maanden zodat aan alle fiscale verplichtingen is voldaan.

Sollicitatiegegevens

4 weken na het einde van de sollicitatieprocedure worden sollicitatiegegevens verwijderd. Wanneer een proefperiode mislukt, zijn andere kandidaten benaderbaar.

Gegevens van een sollicitant worden langer bewaard wanneer de sollicitant toestemming geeft om de gegevens langer te bewaren, met een termijn van maximaal 1 jaar na beëindiging van de sollicitatieprocedure.