Stichting United World Colleges Nederland (hierna te noemen ‘UWC Nederland’)
Baan 29
2012 DC Haarlem

UWC Nederland vindt het van essentieel belang dat de persoonlijke gegevens van haar klanten en relaties met de grootst mogelijke zorgvuldigheid worden verwerkt en beveiligd. UWC Nederland wil daarnaast open zijn over de wijze waarop je gegevens worden verwerkt. Daarom vind je hieronder een toelichting. Voorop staat dat UWC Nederland zich in alle gevallen houdt aan de eisen van de Wet Bescherming Persoonsgegevens.

Verwerkingsdoelen

UWC Nederland is afhankelijk van bijdrages bij het verwezenlijken van onze doelen: zoveel mogelijk leerlingen de kans bieden op een UWC opleiding, United World Programma en United World Zomer Programma. Of je dit nu doet door een donatie, vrijwilligerswerk, het delen van een campagne, het promoten van UWC, aanwezig zijn op een event of het ontvangen van een nieuwsbrief: alle hulp (zowel financieel als vrijwillig) en promotie is van harte welkom en onmisbaar voor het bereiken van onze missie. Om een wederzijds vertrouwen tussen jou en UWC Nederland te scheppen willen we je graag op transparante wijze informeren over de manier waarop we omgaan met je persoonsgegevens.

UWC Nederland verwerkt persoonsgegevens voor de onderstaande bedrijfsdoelen:

• Sponsoren aantrekken om donaties / gelden op te halen voor het beurzenprogramma om zoveel mogelijk leerlingen een UWC opleiding en United World Programma aan te bieden
• Promotie van activiteiten UWC Nederland & UWC (zoals nieuwsbrieven en mailings)
• Jongeren in Nederland en Nederlandse jongeren in het buitenland werven en selecteren voor de tweejarige opleiding van de UWC scholen en colleges wereldwijd
• Jongeren in Nederland en Nederlandse jongeren in het buitenland en hun scholen werven en selecteren voor United World Programma 
• Statistieken UWC Nederland, waaronder inzet vrijwilligers; UWC alumni; ouderbijdragen
• Vervullen van een netwerkfunctie van UWC alumni in Nederland

Gegevens worden niet automatisch voor alle doelen tegelijkertijd gebruikt. UWC Nederland gaat zorgvuldig om met ieders privacy. Daarom let UWC Nederland scherp op goede naleving van de privacywetgeving.

Wij zijn verantwoordelijk voor je persoonsgegevens

Stichting United World Colleges (UWC Nederland) is verantwoordelijk voor de verwerking van je persoonsgegevens en vindt een zorgvuldige omgang met je persoonsgegevens zeer belangrijk. Dit betekent onder meer dat we vertrouwelijk met je persoonsgegevens omgaan, dat we beveiligingsmaatregelen hebben genomen om je persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, ongeautoriseerde toegang of diefstal en dat we gegevens zullen verwijderen indien we deze niet meer nodig hebben voor onze werkzaamheden. Zie hiervoor onze ‘criteria bewaartermijnen’.

Functionaris gegevensbescherming

Vragen, klachten of geschillen
Personen die vragen hebben over de bescherming van persoonsgegevens, kunnen terecht bij UWC Nederland. UWC Nederland heeft een Functionaris Gegevensbeschermer die goede naleving van de privacy spelregels door UWC Nederland bewaakt. 

Eindverantwoordelijkheid
Eindverantwoordelijke voor de verwerking van persoonsgegevens binnen UWC Nederland ('Verantwoordelijke' in de zin van de Wet bescherming persoonsgegevens), is Stichting United World Colleges.

Contactgegevens
Stichting United World Colleges Nederland
Baan 29
2012 DC Haarlem
020 4222 331
info@uwc.nl

Ingeschreven in het Handelsregister (Kamer van Koophandel) onder nummer 34228483.

Momenten waarop we je persoonsgegevens ontvangen

Voor het uitreiken van beurzen zijn wij afhankelijk van onze donateurs, alumni en vrijwilligers en van stichtingen, fondsen en bedrijven. Bij het doen van een donatie aan UWC Nederland wordt onder andere je naam, adres, e-mailadres en rekeningnummer verwerkt. Deze gegevens zijn nodig voor het registreren, het verder verwerken van je donatie en voor de fiscale bewaarplicht.

Als je je op een andere wijze inzet voor UWC Nederland, verzamelen wij je gegevens ten behoeve van onze administratie. Dit geldt ook als jij je aanmeld als student voor de selectie voor één van de UWC scholen en colleges wereldwijd en voor ouders, mentoren en docenten van deze studenten. Maar ook als een student zich aanmeld voor één van de informatie evenementen of United World (Zomer) Programma.

Persoonsgegevens kunnen tevens verwerkt worden als je gebruik maakt van onze diensten. Denk hierbij aan het moment dat je contact opneemt met ons per e-mail of telefoon, als je een donatie doet via de website, als je je inschrijft voor onze nieuwsbrief (zie ‘contact’), wanneer je je inschrijft voor één van de evenementen van UWC of als je je aanmeld voor UWC of United World (Zomer) Programma of een informatie evenement. In dit geval verwerken we onder andere je naam; je e-mailadres en/of je telefoonnummer.

Daarnaast kunnen wij je gegevens verwerken die je online met ons deelt. Denk bijvoorbeeld aan het online aangeven van aanwezigheid of interesse voor een evenement en je gegevens (zoals je woonplaats) die zijn af te leiden van social media. Hierdoor kunnen we je gerichte en relevante informatie aanbieden of kunnen we kijken wie er in een bepaalde regio belangstelling heeft voor UWC Nederland. Hierbij proberen we zoveel mogelijk aan te sluiten bij je persoonlijke interesses.

Ons Privacy Statement heeft betrekking op UWC Nederland en alle door ons beheerde websites

Ons Privacy Statement is van toepassing op het gebruik van persoonsgegevens door UWC Nederland en door UWC Nederland beheerde pagina’s en websites. Dit Privacy Statement hoort bij onze websites zoals aangegeven op: uwc.nl/contact

De website van UWC Nederland valt onder het beheer van UWC International Office, vandaar dat de privacy statement (gegevensbeschermingsbeleid) en voorwaarden van UWC International Office in de footer van de website zijn opgenomen. Alle overige uitingen van UWC Nederland vallen onder de privacy verklaring van UWC Nederland.

We gebruiken je persoonsgegevens voor het behalen van onze missie

Wij gebruiken je persoonsgegevens omdat het nodig is voor bijvoorbeeld het verwerken van donaties of voor aanmeldingen bij UWC. Ook kunnen we je gegevens gebruiken zodat wij onze dienstverlening kunnen optimaliseren én onze boodschap verder kunnen verspreiden. Tevens bewaren we gegevens omdat het moet vanwege wettelijke en fiscale verplichtingen.

We verwerken alleen de persoonsgegevens die nodig zijn voor het kunnen verwerken van donaties of die bijdragen aan het realiseren van onze missie. Concreet gezegd verwerken we je persoonsgegevens zodat we onder andere:

• je donatie kunnen verwerken en beheren;
• een administratie kunnen voeren ten aanzien van je inzet als donateur en/of vrijwilliger;
• je kunnen informeren over nieuwe evenementen en kunnen vragen om een nieuwe donatie te maken;
• je kunnen informeren t.b.v. vrijwiligerswerk;
• kunnen bijhouden wie we wel én niet mogen benaderen voor onze campagnes en evenement;
• onze financiële administratie kunnen beheren en zodat we kunnen voldoen aan financiële en fiscale (wettelijke) verplichtingen;
• de kwaliteit van onze dienstverlening kunnen testen en verbeteren, zoals het verkrijgen van inzicht in het functioneren van de Publieksservice en onze website(s);
• web statistieken kunnen bijhouden en het delen via social media kunnen faciliteren;
• nieuwe vrijwilligers kunnen werven;
• kunnen registreren wie zich heeft aangemeld voor UWC, voor informatiedagen en/of voor United World (Zomer) Programma;
• eventuele geschillen kunnen behandelen;
• interne en externe controle kunnen (laten) uitoefenen op onze diensten.

Om je te kunnen informeren over nieuwe campagnes en evenementen, om je de nieuwsbrief te sturen, en je te kunnen vragen om een (nieuwe) donatie te maken gebruikt UWC Nederland het e-mailadres van haar betrokken. Tevens worden gegevens gebruikt om je te bereiken via social media kanalen, bijvoorbeeld Facebook en Instagram. Dit doen we alleen als je toestemming hebt gegeven voor het gebruik van je emailadres. Wil je dit niet, dan kan je dit altijd bij ons aangeven en je uitschrijven.

Wij gebruiken je gegevens niet voor andere doeleinden dan hierboven genoemd

UWC Nederland verkoopt je persoonsgegevens niet aan derde partijen. Wel delen we persoonsgegevens binnen samenwerkingsverbanden wanneer dit nodig is voor het uitvoeren van onze missie, zoals het delen van gegevens met verschillende UWC scholen en colleges en UWC Internationaal. Daarnaast maken we in bepaalde gevallen gebruik van IT-systemen van leveranciers, waarbij het mogelijk is dat de leverancier ook toegang heeft tot het systeem waarop je persoonsgegevens worden verwerkt. IT-systemen die UWC Nederland gebruik zijn o.a.: Salesforce, Mailchimp, Eventbrite, Fluid Review (voor aanmelders UWC opleiding) en Rabobank. We verkopen onder geen beding gegevens aan derden.

In alle gevallen zorgen wij ervoor dat deze derde partijen voldoen aan voldoende waarborgen op het gebied van privacy en beveiliging middels een verwerkingsovereenkomst.

We bewaren je persoonsgegevens niet langer dan nodig

Je persoonsgegevens worden niet langer bewaard dan nodig. Ons streven is om persoonsgegevens van donateurs te vernietigen zodra we deze niet meer nodig hebben om onze doelen te realiseren. Sommige gegevens worden bewaard omdat het op grond van een financiële en/of fiscale verplichting nodig is. In dat geval worden je gegevens zeven jaar bewaard na de laatste gift. Na afloop van deze termijn zorgen wij ervoor dat je persoonsgegevens op zorgvuldige wijze worden gepseudonimiseerd of verwijderd.

Gegevens van jongeren die zich inschrijven voor een UWC opleiding worden maximaal 3 jaar bewaard, mochten de jongeren niet door de selectie komen. Jongeren die door de selectie komen, worden automatisch UWC Alumni en zullen voor de statistieken, de netwerkfunctie van UWC Nederland, nieuwsbrieven, evenementen en dergelijke in ons bestand worden bewaard tot aan het overlijden van de persoon of het uitschrijven van de persoon bij UWC Nederland. Voor statistische doeleinden worden de contactgegevens gepseodonimiseerd wanneer nodig wordt geacht.

Leden die zijn ingeschreven voor de nieuwbrief ontvangen de nieuwsbrief zolang ze staan ingeschreven. Bij uitschrijven zullen de adressen nog 3 maanden bewaard blijven. Na afloop van deze termijn worden de persoonsgegevens zorgvuldig verwijderd.

Zie voor het totaal overzicht de ‘criteria bewaartermijnen’.

Je hebt verschillende rechten als het gaat om je persoonsgegevens

Je hebt het recht om een verzoek te doen tot inzage, correctie/rectificatie of verwijdering van je persoonsgegevens.

Je hebt het recht van verzet. Dit betekent dat je je kunt verzetten tegen het gebruik door UWC Nederland van je gegevens voor charitatieve doeleinden. Denk bijvoorbeeld aan het gebruik van je gegevens voor onze campagnes en evenementen of ander gebruik van je gegevens vanwege bijzondere persoonlijke omstandigheden aan je kant.

Je hebt altijd de mogelijkheid een klacht in te dienen over het gebruik van persoonsgegevens door UWC Nederland in algemene zin, zowel bij UWC Nederland als bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

Als je een verzoek doet zullen we allereerst beoordelen of we je verzoek in behandeling kunnen nemen. We kunnen het verzoek niet in behandeling nemen als we je identiteit niet kunnen vaststellen of als je recentelijk (korter dan zes maanden geleden) een vergelijkbaar verzoek hebt gedaan.

Als we het verzoek in behandeling hebben genomen, zijn er een aantal situaties waarin wij het verzoek moeten weigeren. Wij zullen een verzoek bijvoorbeeld moeten weigeren als de bescherming van de rechten van derden zwaarder weegt. Dit kan voorkomen in gevallen dat je inzageverzoek ook de persoonsgegevens van andere personen bevat. Als we het verzoek afwijzen, zullen we schriftelijk motiveren waarom we niet aan het verzoek kunnen voldoen.

Het kan gebeuren dat je het niet eens bent met onze beslissing op een verzoek tot inzage, correctie, verwijdering of verzet. In dat geval heb je ook het recht om een klacht neer te leggen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

Je kunt je uitschrijven voor campagnes, evenementen en nieuwsbrieven

Als je een donatie hebt gedaan, een donateur bent of als je een UWC alumni, UWC student of ouder/verzorger van een UWC student/alumni bent, kan je adres, e-mailadres of telefoonnummer door ons worden gebruikt zodat we je kunnen informeren over de ontwikkelingen van UWC Nederland, over onze (nieuwe) campagnes en evenementen. Dit kan gebeuren per post, e-mail of telefonisch. We hebben de mogelijkheid opgenomen om je uit te schrijven tegen deze vorm van communicatie. Je kunt ook een e-mail sturen naar info@uwc.nl om je uit te schrijven.

Op onze websites staan links naar websites van derden

Op onze website staan meerdere links naar websites van derde partijen. Wij willen je adviseren het Privacy Statement te lezen van de website die je via onze website bezoekt. Wij kunnen geen verantwoordelijkheid dragen voor de manier waarop websites van derde partijen omgaan met je persoonsgegevens.

Cookie Statement

UWC Nederland maakt op al door haar beheerde website(s) gebruik van cookies en vergelijkbare technieken. Cookies zijn kleine tekstbestandjes die bij het bezoek aan een website worden opgeslagen op jouw apparatuur (computer, telefoon, tablet).

Met behulp van een cookie kunnen we bijvoorbeeld het gebruik van de site voor jou gemakkelijker maken; de kwaliteit van onze website testen; het onthouden en doorgeven van de informatie die je invult tijdens het inlogproces of die je op de verschillende webpagina’s tijdens een proces achterlaat, zodat voorkomen wordt dat je telkens opnieuw dezelfde gegevens moet invullen; het opslaan van voorkeuren; het opsporen van misbruik van onze websites; of het mogelijk maken om een webpagina via social media te delen.

Wij maken op onze website(s) gebruik van functionele, analytische en advertising cookies. Hieronder wordt per categorie uitgelegd wat deze inhouden en waarvoor we deze informatie gebruiken:

• Functionele cookies worden ingezet om de werking van onze website te optimaliseren. Zo worden ze bijvoorbeeld gebruikt voor het correct functioneren van formulieren op onze website(s).
• Analytische cookies worden door UWC Nederland gebruikt om de kwaliteit en de effectiviteit van de website(s) te kunnen testen en te optimaliseren.
• Advertising cookies maken het mogelijk om jou bepaalde advertenties voor onze campagnes en evenementen te laten zien. Deze zijn vooral van toepassing op sociale media.
• Social media cookies maken handige extra’s mogelijk. Het gaat dan om bijvoorbeeld de ‘like’-knop van Facebook of de mogelijkheid om iets via Twitter te delen. Door deze cookies ‘weet’ de website die jij bekijkt, of je bij Google, Facebook of Twitter bent ingelogd.

Cookies van externe partijen

Sommige cookies worden met instemming van UWC Nederland geplaatst door derde partijen met het doel bepaalde producten en diensten onder jouw aandacht te brengen of om je rechtstreeks toegang te geven tot social media: Google Analytics, Google Maps, Twitter, YouTube, LinkedIn, Google Adwords en Facebook. Voor de cookies die deze externe partijen plaatsen, de informatie die ze daarmee verzamelen en het doel waarvoor die informatie wordt gebruikt, verwijzen wij naar de privacy verklaringen van deze partijen op hun eigen websites. Deze verklaringen kunnen regelmatig wijzigen en UWC Nederland heeft daar geen enkele zeggenschap over.

Wil je meer weten over cookies? Ga dan naar all about cookies.

Online communicatie via Zoom

Graag informeren wij u hieronder over de verwerking van persoonsgegevens in verband met het gebruik van het online programma Zoom.

Doel van verwerking
We gebruiken Zoom Video Communications, Inc. voor telefonische vergaderingen, online vergaderingen, videoconferenties en/of Webinars, hierna te noemen Online vergaderingen. Zoom Video Communications, Inc., is gevestigd in de Verenigde Staten. Meer informatie over het privacy beleid van Zoom vindt u hier.

Verantwoordelijkheid
Stichting UWC Nederland is verantwoordelijk voor de gegevensverwerking die in direct verband staat met de Online meetings van UWC Nederland.
Opmerking: wanneer u de website van Zoom bezoekt, is de provider van Zoom verantwoordelijk voor de gegevensverwerking. Een bezoek aan de website van Zoom is nodig voor het gebruik van de applicatie, of om de applicatie te downloaden. U kunt Zoom ook gebruiken wanneer u de desbetreffende Meeting-ID en andere toegangsgegevens voor de vergadering rechtstreeks in de Zoom-app invoert. Als u de Zoom-app niet wilt of kunt gebruiken, kunt u Zoom met de basisfuncties ook gebruiken via de browserversie. Ga hiervoor naar de website van Zoom.

Welke data worden verwerkt?
Bij het gebruik van Zoom worden verschillende gegevens verwerkt. Welke gegevens dit zijn, hangt af van welke informatie u verstrekt voor u deelneemt aan een online vergadering. De volgende persoonsgegevens worden verwerkt:

• Gebruikersgegevens: voor- en achternaam, telefoon (optioneel), e-mailadres, wachtwoord (als Single Sign-On niet gebruikt wordt), profielfoto (optioneel).
• Metagegevens van de vergadering: onderwerp, beschrijving (optioneel), IP-adressen van deelnemers, apparaat- / hardware-informatie.
• Voor opnames (optioneel): MP4-bestand van alle video-, audio- en presentatie-opnames, M4A-bestand van alle audio-opnames, tekstbestand van de online vergader-chats.
• Bij telefonisch inbellen: informatie over inkomend en uitgaand telefoonnummer, landnaam, begin- en eindtijd. Mogelijk kunnen verdere verbindingsgegevens zoals het IP-adres van het apparaat wordt opgeslagen.
• Tekst-, audio- en videogegevens: u heeft de mogelijkheid om de chat-, vraag- of enquêtefuncties te gebruiken in een online vergadering. Op dat moment worden de door u gemaakte tekstinvoeren verwerkt om het weer te geven in de online vergadering en, indien nodig, om ze te loggen. Om de weergave van video en het afspelen van audio mogelijk te maken, worden de gegevens van de microfoon en videocamera van u apparaat dienovereenkomstig verwerkt tijdens de duur van de vergadering. U kunt de camera of microfoon op elk moment zelf uitschakelen of dempen met de Zoom-applicaties.

Om deel te nemen aan een online vergadering of om de "meeting room" binnen te gaan, moet u tenminste uw naam opgeven.

Omvang van verwerking
UWC Nederland gebruikt Zoom om online vergaderingen te houden. Wanneer we een online vergadering willen opnemen, zullen wij u hierover informeren en, indien nodig, je toestemming vragen. Wanneer er wordt opgenomen, zal dit ook in de Zoom-app te zien zijn. Bij het opslaan van de opnames van een online vergadering, wordt in sommige gevallen ook de chat opgeslagen. In het geval van een webinar, zullen de vragen van de deelnemers worden verwerkt in de opnames of in de opvolging van de webinar.

Wanneer u een geregistreerd gebruiker bent van Zoom, kunnen rapporten over online vergaderingen (metagegevens van de vergadering, gegevens over inbellen, vragen en antwoorden in webinars, enquête-functie in webinars) maximaal een maand worden opgeslagen in Zoom. De software aandachtsmonitoring, die bestaat voor Zoom, is gedeactiveerd. Geautomatiseerde individuele besluitvorming, waaronder profilering, zoals in artikel 22 van de AVG-wet is opgenomen, wordt niet gebruikt.

Ontvanger / overdracht van gegevens
Persoonsgegevens die worden verwerkt in verband met het bijwonen van online vergaderingen, worden niet aan derden doorgegeven, tenzij ander is benoemd. Houd er rekening mee dat online vergaderingen, evenals persoonlijke bijeenkomsten, vaak worden gebruikt om informatie te communiceren met klanten, potentiële klanten of derden en daarom bedoeld zijn voor distributie. Andere ontvangers: de aanbieder van Zoom ontvangt noodzakelijkerwijs kennis van bovenstaande gegevens, voor zover deze worden verstrekt in het kader van ons orderverwerkingscontract met Zoom.

Gegevensverwerking buiten de Europese Unie
Zoom is een service dat wordt aangeboden door een provider uit de Verenigde Staten. De verwerking van persoonsgegevens vindt daarmee ook plaats in een derde land. Met de aanbieder Zoom heeft UWC Nederland een verwerkersovereenkomst afgesloten die voldoet aan de eisen van artikel 28 van de AVG-wet. De gegevensbescherming wordt enerzijds gegarandeerd door de Privacy Shield van Zoom Video Communications, Inc. en anderzijds door de afsluiting van de zogenaamde EU-standaardcontractbepalingen.

Vragen

Heb jij vragen of opmerkingen over ons Privacy Statement of over hoe UWC Nederland omgaat met persoonsgegevens, dan kun je deze vragen richten aan:

UWC Nederland
Baan 29
2012 DC Haarlem

Je kan je vragen natuurlijk ook per e-mail sturen: info@uwc.nl

Wijzigingen

UWC Nederland behoudt zich het recht voor om, waar nodig, wijzigingen aan te brengen in het privacy beleid. Dit beleid zal echter nimmer in strijd zijn met de eisen zoals deze zijn gesteld in de Wet bescherming persoonsgegevens. Op www.uwc.nl vind je altijd de meest recente versie van het privacy beleid van UWC Nederland.

 

Versie 1.9 (maart 2023)